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Pourquoi utiliser la signature électronique des documents dans les entreprises

Dans le cadre d’une transformation digitales, plusieurs entreprises aujourd’hui passent à la signature électronique des documents. C’est un mécanisme qui permet de garantir l’intégrité des documents et l’authentification des auteurs. Le document signé électroniquement est déclaré par l’Etat comme officiel et possède la valeur exacte d’un document papier.

Comment on signe un document électroniquement

Contrairement à la signature manuscrite, la signature électronique n’est pas visible. Plusieurs conditions doivent être remplies pour que la signature électronique soit valable. La signature soit être non modifiable, authentique, irrévocable et non réutilisable sur un autre document.

La signatureélectronique repose sur un système de chiffrement des données très puissant inattaquable par les arnaqueurs ayant l’intention de modifier des informations ou falsifier les données.

Tous les types de documents peuvent être signés électroniquement : bulletins de paie, devis, factures, contrats, etc. pour signer électroniquement un document, il suffit que le signataire ait en possession un logiciel dédié à la signature, le document à signer et un certificat électronique fourni par un prestataire de signature électronique connu.

La procédure de la signature électronique est rapide et simple : visualiser le document, signer, sélectionner le certificat électronique, taper le code et valider.

La valeur ajoutée de la signature électronique

D’une manière générale, la transition numérique est avantageuse pour les entreprises que l’ont adoptée. Elles ont profité d’une optimisation des processus, une accélération des processus et la réduction du nombre de ressources humaines nécessaire à la réalisation des taches.

La signature électronique est l’une des actions qui peut être menée dans ce cadre plus général. Elle assure une protection des documents et leur authentification fiable. Les entreprises qui ont choisi la signature électronique des documents ont fait appel à des prestataires de certificats électroniques. Ces prestataires connus par l’Etat ont développé des solutions très performantes basées sur des outils de chiffrement et de cryptage des données très performants.

Grâce à la signature électronique des documents, les documents sont signés plus rapidement et gratuitement. L’entreprise n’a plus besoin d’envoyer un contrat par exemple à un client par courrier pour le lire et l’approuver. Elles profitent désormais des technologies informatiques, le contrat sera envoyé par email et signé électroniquement.

Aucune crainte de la validité de cette signature. Elle est légale au même titre qu’une signature manuscrite. Avec la signature électronique, moins de temps et d’argent perdu mais plus d’efficacité et de conversion des clients.